Dokumenten-KI. Klassifizieren, extrahieren, routen.
Dokumenten-KI ist die tragende Ebene zwischen Posteingang und Prozess. Sie klassifiziert eingehende PDFs, E-Mails und Formulare, extrahiert strukturierte Daten und leitet das Ergebnis in das passende System weiter. Wir bauen sie individuell und datenschutzkonform, mit klaren Kontrollpunkten dort, wo eine menschliche Freigabe sinnvoll bleibt.
Hohes Volumen, wiederkehrende Muster.
Dokumenten-KI trägt dort, wo täglich, wöchentlich oder monatlich viele Dokumente eingehen, deren Struktur ähnlich, aber nicht identisch ist: Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Formulare, Reklamationen, Lieferscheine, Anfragen. Sobald ein Mensch wiederkehrend „sortiert und ablegt", ist ein KI-Layer möglich.
Streng regulierte Bereiche.
In stark regulierten Bereichen (Medizin, Recht, Compliance) ist Dokumenten-KI möglich, aber mit klaren Grenzen: Automatisierung nur als Vorschlag, Freigabe durch qualifiziertes Personal, vollständige Nachvollziehbarkeit. Wir sagen offen, wo Automation enden sollte.
Vom Eingang zum strukturierten Ergebnis.
- 01
Ingest
Dokumente werden aus Postfächern, Uploads, APIs oder Scannern eingezogen. Formate: PDF, DOCX, XLSX, E-Mail-Text, Bilder, HTML.
- 02
Klassifikation
Ein LLM klassifiziert das Dokument in vordefinierte Kategorien (z. B. Rechnung, Auftrag, Reklamation, Vertrag). Unsichere Fälle gehen in eine Freigabe.
- 03
Extraktion
Strukturierte Daten werden entlang eines definierten Schemas extrahiert: Beträge, Fristen, Ansprechpartner, Referenznummern, Positionen.
- 04
Validierung
Regelbasierte Prüfungen validieren die Extraktion (Formatprüfungen, Bereichsprüfungen, Abgleich mit Stammdaten). Fehler werden markiert.
- 05
Routing
Das Dokument wird zusammen mit den extrahierten Daten in das passende System geroutet: ERP, DMS, Ticket-System, Auftragsverwaltung.
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Audit-Log
Jede Entscheidung wird protokolliert, mit dem verwendeten Modell, dem Zeitpunkt und der Konfidenz. Nachvollziehbar über Monate hinweg.
Wie wir Dokumenten-KI bauen.
- Automatisierung mit Kontrollpunkten. Nicht alles muss vollautomatisch sein. Ein System, das Ausnahmen sauber eskaliert, ist besser als eines, das alles zu entscheiden versucht.
- Datenschutz vor Bequemlichkeit. EU-Regionen, keine Trainingsverwendung Ihrer Daten, redaktierbare Prompts, lokale Modelle wo nötig.
- Nachvollziehbarkeit. Jede Klassifikation, jede Extraktion, jede Freigabe wird geloggt. Über Monate hinweg reproduzierbar.
- Kein Modell-Lock-in. Die KI-Schicht ist so gebaut, dass Modelle austauschbar sind. Ein LLM ist ein Werkzeug, kein Lieferant.
Zur Dokumenten-KI.
- Was ist Dokumenten-KI konkret?
- Ein System, das eingehende Dokumente (PDFs, E-Mails, Formulare, Scans) automatisch klassifiziert (z. B. Rechnung, Auftrag, Reklamation), strukturierte Daten extrahiert (Beträge, Fristen, Ansprechpartner) und das Dokument dem passenden Prozess oder System zuordnet.
- Welche Modelle setzen Sie ein?
- Frontier-Modelle (OpenAI, Anthropic, Google) für komplexe, semantisch anspruchsvolle Aufgaben. Lokale Modelle (z. B. Llama, Mistral) für Aufgaben mit hohem Volumen, engen Datenschutzanforderungen oder wenn die Latenzkosten in der Frontier-Ebene wirtschaftlich nicht tragen. Die Wahl treffen wir pro Anwendungsfall, nicht pro Trend.
- Wie sicher ist die Verarbeitung mit LLMs?
- Wir betreiben LLM-Integrationen so, dass sensible Daten kontrolliert bleiben: EU-Regionen bei Cloud-Anbietern, keine Trainingsverwendung Ihrer Daten (Opt-Out über Enterprise-Verträge), redaktierbare Prompts, klar dokumentierte Datenflüsse. Für streng vertrauliche Bereiche kommen lokale Modelle in Betracht.
- Wie zuverlässig ist automatische Klassifikation?
- In gut definierten Anwendungsfeldern erreichen wir Genauigkeiten, bei denen der Mensch nur noch Ausnahmen prüft. Wir bauen bewusst nicht auf Voll-Automatisierung, sondern auf Automatisierung mit Kontrollpunkten: Was das System sicher entscheidet, entscheidet es. Was unsicher ist, geht in eine Freigabe.
- Kann Dokumenten-KI in bestehende Systeme integriert werden?
- Ja. Wir binden gängige DMS, ERP, DATEV, Buchhaltungssysteme, Ticket-Systeme und Postfächer über APIs an. Die KI-Ebene sitzt zwischen Eingang und Prozess, ohne bestehende Systeme abzulösen.